Kurs Collaboration Tools

Project management, kao i ostale industrije rada, pod uticajem i razvojem novih tehnologija promenio je određene metode i tehnike u svom radu. Kada govorimo o upravljanju projektima, potpuno je redefinisan način na koji timovi sarađuju, komuniciraju i koriste informacije. Globalno gledano, kompanije se okreću novim alatima i softverima koji se koriste u okviru project managementa kako bi poboljšale produktivnost timova, ali i efikasnost celog projekta kroz agilne metode.

Tehnološki napredak je omogućio timovima da komuniciraju brže i lakše, bez obzira na kojoj lokaciji se nalaze i koja je vremenska zona. Ovo, pre svega, omogućava veću fleksibilnost i efikasnije poslovanje, kao i bolju produktivnost. Sa poboljšanom komunikacijom, umesto telefona i tradicionalne pošte, kompanije, pored interaktivne komunikacije, imaju mogućnost da dele različite dokumente i pristupaju njima, da učestvuju zajedno u  određenim aktivnostima u realnom vremenu, kao i u timskom planiranju, zatim, imaju jasniji uvid u projekat, utiču na smanjenje finansijskih resursa i sl.

Upravo su iz ovih razloga kolaborativni alati danas neizostavni deo project managementa. Pojam kolaborativnih alata se odnosi na platformu koja objedinjuje mogućnost komunikacije između timova, video-sastanke, deljenje različitih fajlova, dodeljivanje taskova, praćenje napretka projekta itd. Prednost korišćenja kolaborativnog alata jeste u tome što na jednom mestu možete pratiti ceo tok projekta, razmenjivati i primati informacije i podatke u okviru celog tima u bilo kom trenutku, što smanjuje šanse da neko ne dobije adekvatnu informaciju na vreme, da neko nema najnoviju verziju nekog dokumenta i sl.

Opis i cilj kursa Collaboration Tools

Uvodni deo definiše šta je Web 2.0 (druga generacija web tehnologija), koje su glavne razlike između Web 1.0 i Web 2.0, obrađuje neke od najpopularnijih 2.0 alata, ali i to na šta se odnosi Web 3.0. Uz to ćemo povezati kako je Web 2.0 uticao na projektni menadžment, tačnije koje su odlike online projektnog menadžmenta, kao i koje su prednosti a koji nedostaci virtuelnih timova. Ovde će jasno biti istaknute razlike između „starog” i „novog” načina upravljanja projektima, pogotovo kada je reč o dostupnim alatima koji se danas mogu koristiti – pre nekoliko godina Microsoft Project bio je, praktično, glavni softver za upravljanje projektima, što danas nije slučaj.

U nastavku će biti prikazano sledeće: koja je svrha korišćenja alata za upravljanje projektima, koje su glavne prednosti toga, kako menadžeri mogu lakše da planiraju, izveštavaju i kontrolišu sve aspekte planiranja i vođenja projekta, a biće reči i o delegiranju zadataka i komuniciranju sa timovima.

Nakon toga dolazimo do odabira odgovarajućih online alata. Ovde će biti prikazano kako odabrati adekvatan online alat, što zavisi od prirode projekta, veličine i geografske rasprostranjenosti tima, kompleksnosti projekta, jer je u zavisnosti od veličine i obima projekta veoma često potrebna kombinacija kolaborativnih project management alata i tradicionalnih online project management alata, kao što je, na primer, online MS Project ili Plan 365. Pored toga, odabir alata će takođe zavisiti i od cene alata, opcija koje alat nudi, kao i od metodologije koja se koristi (Waterfall, Scrum, Kanban i sl.).

Sledeće što će biti objašnjeno jeste softver Bitrix24, koji omogućava poslovnu saradnju između zaposlenih sa spoljnim saradnicima, odnosno klijentima, kao i kako se kreira i podešava nalog, dodaju članovi i koje sve funkcije ima.

Uz to ćemo obraditi i kolaborativni project management alat Trello – od kreiranja naloga, nove radne table, kreiranja i delegiranja taskova, preko dodavanja tagova za vizuelno filtriranje, podešavanja resursa i rokova, do kreiranja kalendara itd. Cilj kursa je da polaznici nauče da koriste različite kolaborativne alate pri upravljanju projektima, kako bi lakše komunicirali sa timom, delegirali i nadgledali taskove i upotrebu resursa, ali i lakše i brže pratili tok celog projekta.